1. Thu thập, cập nhật hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh nộp vào lưu trữ cơ quan.
2. Thời hạn nộp lưu: Căn cứ vào Danh mục hồ sơ cơ quan và chức năng nhiệm vụ được giao công chức có trách nhiệm thu thập, cập nhật hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ, lập hồ sơ hoàn chỉnh và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan được xác định có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên.
+ Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán;
+ Đối với hồ sơ tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ cho công việc phải được người đứng đầu cơ quan, đơn vị đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục, hồ sơ, tài liệu giữ lại gủi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu không quá 02 năm kể từ ngày hết hạn nộp lưu.
- Việc thực hiện nộp lưu từ các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc hoàn thành trước ngày 15/12/2023.
3. Thủ tục giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan: Khi các đơn vị nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” (theo mẫu tại Kế hoạch số 37/KH-SNV ngày 16/3/2023 Thu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 2023).
4. Phòng Hành chính, tổng hợp và Văn thư - Lưu trữ tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Sở nộp về Lưu trữ cơ quan. Tài liệu được tiếp nhận từ năm 2022 trở về trước./.
