1. Quy trình, thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1.1. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Cơ quan, tổ chức, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử sẽ được hướng dẫn thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử theo quy định cụ thể:
- Các cơ quan, tổ chức, cá nhân đến sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh phải có Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu để thực hiện thủ tục sử dụng tài liệu; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.
- Các cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu được hướng dẫn thủ tục theo quy định và được ủy quyền cho người khác đến nhận bản sao tài liệu lưu trữ. Người được ủy quyền phải xuất trình văn bản ủy quyền và Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu.
1.2. Các bước thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
- Bước 1: Cơ quan, tổ chức, cá nhân hoàn thiện hồ sơ theo thủ tục tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ (ghi đầy đủ thông tin vào phiếu đăng ký sử dụng tài liệu, trường hợp đọc, sao tài liệu hoặc chứng thực tài liệu lưu trữ thì ghi thêm thông tin trên các phiếu yêu cầu theo mẫu được cung cấp) và nộp hồ sơ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Kiên Giang;
- Bước 2: Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ theo quy định; yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ (nếu có);
- Bước 3: Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh nghiên cứu, giải quyết hoặc tham mưu đề xuất giải quyết hồ sơ theo thẩm quyền phân cấp và thời gian trả kết quả quy định;
- Bước 4: Cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận kết quả tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và nộp phí, lệ phí (nếu có).
1.3. Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu lưu trữ
- Đối với tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi, chậm nhất là 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu;
- Đối với tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm, chậm nhất là 04 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu;
- Đối với tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng (thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh), chậm nhất là 10 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu.
1.4. Phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong đó có quy định đối tượng áp dụng thực hiện phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ như sau:
* Đối tượng được miễn nộp phí:
- Các cá nhân, gia đình, dòng họ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ do chính mình đã tặng, cho, ký gửi vào Lưu trữ lịch sử.
- Thân nhân (cha, mẹ đẻ; cha, mẹ nuôi; vợ, chồng; con đẻ, con nuôi) liệt sĩ, thương binh, bệnh binh, người hoạt động kháng chiến, người có công giúp đỡ cách mạng khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc giải quyết chế độ chính sách của chính mình.
- Người hưởng chế độ hưu trí, mất sức lao động, tai nạn lao động hoặc người bị mắc bệnh nghề nghiệp hàng tháng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc giải quyết chế độ chính sách của mình theo quy định của Nhà nước.
* Đối tượng nộp phí:
Các tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ không thuộc diện đối tượng được miễn nộp phí nêu trên; các đối tượng là học sinh, sinh viên các trường trung học, cao đẳng, đại học; học viên cao học và nghiên cứu sinh khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu, chỉ phải nộp 50% phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Ngoài các đối tượng được miễn phí và được giảm, các đối tượng khác thực hiện theo biểu phí quy định.
Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đề nghị liên hệ địa chỉ: Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Kiên Giang, số 12 - 14 đường Ngô Gia Tự, phường An Hòa, thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang, số điện thoại liên hệ: 02973 928725; hộp thư điện tử (Email): ttltls.snv@kiengiang.gov.vn./.
