Nội quy tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan.
Thực hiện Luật Lưu trữ năm 2011, ngày 05/6/2023 Sở Nội vụ ban hành Quyết định số 353/QĐ-SNV về việc ban hành Nội quy tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan Sở Nội vụ, cụ thể như sau:
1. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
- 1. Thẩm quyền của Giám đốc Sở:
Quyết định việc khai thác, sử dụng, mang tài liệu lưu trữ tại cơ quan ra nước ngoài hoặc ra khỏi cơ quan để sử dụng nghiên cứu và học tập.
1.2. Thẩm quyền của Trưởng phòng Hành chính, tổng hợp và Văn thư - Lưu trữ Sở: ký Sao y, chứng thực tài liệu lưu trữ theo quy định.
2. Quyền và trách nhiệm của tổ chức, cá nhân trong việc khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ cơ quan.
2.1. Tổ chức, cá nhân có quyền khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại lưu trữ cơ quan Sở Nội vụ để phục vụ công tác, nghiên cứu lịch sử, khoa học và các nhu cầu chính đáng khác.
2.2. Tổ chức, cá nhân khi khai thác, sử dụng tài liệu có nghĩa vụ sau: Thực hiện nghiêm chỉnh nội quy về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan Sở Nội vụ và các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Nghiên cứu tài liệu đúng nơi quy định theo hướng dẫn của công chức phụ trách công tác lưu trữ của của cơ quan; bảo quản an toàn tài liệu, không được phép ghi chép, gạch xóa, làm hư hỏng, đánh dấu lên tài liệu hay thay đổi vị trí tài liệu bên trong hồ sơ.
3. Khai thác, sử dụng tài liệu tại phòng đọc và Sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ
3.1. Nơi đọc tài liệu được bố trí tại kho lưu trữ của Sở Nội vụ.
3.2. Trình tự thủ tục đăng ký, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
a) Khi độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu tại cơ quan Sở Nội vụ phải có Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước Công dân; trường hợp độc giả là Công chức, Viên chức của các cơ quan tổ chức muốn sử dụng tài liệu để nghiên cứu phục vụ công tác, phải có giấy giới thiệu của cơ quan tổ chức nơi công tác. Công chức Lưu trữ cơ quan hướng dẫn độc giả viết Phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện theo phụ lục 1 Nội quy này.
b) Khi độc giả có nhu cầu Sao tài liệu lưu Trữ, chứng thực lưu trữ tài liệu, công chức Lưu trữ cơ quan hướng dẫn tổ chức, cá nhân ghi các thông tin vào Phiếu yêu cầu cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ được thực hiện theo phụ lục 2 Nội quy này.
Đính kèm Quyết định số 353/QĐ-SNV ngày 05/6/2023 của Giám đốc Sở Nội vụ về việc ban hành Nội quy tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan Sở Nội vụ./.
