Theo đó, quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư bao gồm: Quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi từ Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc, cụ thể:
Về quản lý văn bản đến: Tiếp nhận, chuyển giao văn bản đến qua môi trường mạng
- Tiếp nhận văn bản đến:
+ Khi tiếp nhận vản bản đến từ hệ thống QLVB&HSCV, văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi văn bản hoặc báo cáo cho ngươi có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
+ Vào sổ văn bản đến: Tấc cả văn bản đến trên hệ thống được cập nhật nhưng thong tin cần thiết về văn bản như: Số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận và những thông tin khác.
- Chuyển giao văn bản đến:
+ Sau khi vào sổ văn bản đến, văn thư phải chuyển cho người có trách nhiệm (chánh văn phòng sở) hoặc căn cứ nội dung văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, văn thư chuyển giao văn bản cho trưởng các phòng chuyên môn đơn vị trực thuộc xử lý. Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều phòng chuyên môn thì cần ghi rõ phòng (đơn vị trực thuộc) chủ trì, phòng (đơn vị trực thuộc) phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị (nếu cần).
+ Văn bản đến phải được trưởng phòng chuyên môn (đơn vị trực thuộc) phân công tới chuyên viên ngay trong ngày hoặc chậm nhất là buổi sáng ngày làm việc kế tiếp.
Về xử lý vản bản đến: Quy trình xử lý vản bản đến được thực hiện trên phần mềm QLVB&HSCV của cơ quan; các chuyên viên, khi lập hồ sơ giải quyết công việc được giao cần phải gắn với vản bản đến. Thời hạn xử lý văn bản được tính từ thời gian nhận được vản bản đến.
Về quản lý văn bản đi: Quy trình xử lý vản bản đi được thực hiện như quy trình phát hành văn bản giấy. Tuy nhiên, cần lưu ý một số nội dung sau:
- Sau khi đơn vị ký số vản bản (nếu có), văn thư kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Vào sổ văn bản đi: Tất cả văn bản phát hành được cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như: Số, ký hiệu; ngày,tháng, năm ban hành; tên lọai và trích yếu nội dung; nơi nhận và những thông tin khác.
Trường hợp văn bản đi có đề nghị văn bản phản hồi, phải cập nhật đầy đủ thông tin yêu cầu, thời hạn xử lý.
Trường hợp văn bản đi để xử lý hoặc phản hồi cho văn bản đến, phải có liên kết với văn bản đến.
Về theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Văn thư của cơ quan, đơn vị phát hành văn bản có trách nhiệm theo dõi việc tiếp nhận văn bản của cơ quan, đơn vị thuộc đối tượng phát hành; chuyên viên có trách nhiệm theo dõi việc tiếp nhận, xử lý văn bản do cơ quan, đơn vị mình phát hành. Đối với các văn bản có nội dung yêu cầu phải báo cáo hoặc cung cấp thông tin, chuyên viên phải cập nhật, theo dõi thường xuyên; đồng thời đề xuất báo cáo lãnh đạo phòng, đơn vị biết để xử lý đối với các trường hợp chậm trễ (nếu có).
Cấp lãnh đạo cơ quan, đơn vị: Thường xuyên theo dõi, kiểm tra văn bản đi để nắm tình hình phát hành văn bản của đơn vị mình.
Quyết định này thay thế Quyết định số 861/QĐ-SNV ngày 02/12/2015 của Sở Nội vụ ./.
