Ngày 14/5/2024, Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ký ban hành Thông tư số 05/2025/TT-BNV quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số. Thông tư được ban hành nhằm cụ thể hóa các quy định tại khoản 2 Điều 29, khoản 3 Điều 34 và khoản 7 Điều 36 của Luật Lưu trữ, góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ tài liệu.
Thông tư tập trung vào ba nhóm nội dung chính:
Thể thức và kỹ thuật trình bày, quy trình số hóa tài liệu lưu trữ.
Chuyển đổi tài liệu lưu trữ số sang bản giấy trong những trường hợp cần thiết.
Quy định về việc thu nộp, bảo quản, sử dụng và hủy tài liệu lưu trữ số khi hết giá trị.
Thông tư được áp dụng đối với:
Các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp nhà nước.
Tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ số hoặc thực hiện dịch vụ lưu trữ.
Các tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ có thể chủ động áp dụng các quy định này đối với tài liệu lưu trữ tư, phù hợp với điều kiện thực tế.
Cấu trúc dữ liệu tài liệu lưu trữ số
Thông tư quy định rõ cấu trúc dữ liệu đối với từng cấp độ quản lý tài liệu, gồm:
Phông lưu trữ: Mã phông, tên phông, lịch sử hình thành, số lượng tài liệu, phương án phân loại, ngôn ngữ, ghi chú...
Hồ sơ lưu trữ: Mã hồ sơ, tiêu đề, thời hạn lưu, số lượng tài liệu, mức độ tiếp cận, tệp tin đính kèm...
Tài liệu lưu trữ: Mã định danh, loại tài liệu, tên cơ quan ban hành, nội dung trích yếu, số trang, mức độ tin cậy...
Tài liệu đặc thù (phim ảnh, ghi âm, ghi hình): Ghi rõ mã lưu trữ, loại tài liệu, tác giả, thời gian, địa điểm, thời lượng, chất lượng hình ảnh/âm thanh, tệp tin kèm theo...
Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ
Thông tư quy định rõ các bước trong quy trình số hóa tài liệu lưu trữ giấy, bao gồm:
Khảo sát, đánh giá, lập kế hoạch và bàn giao tài liệu để chuẩn bị số hóa.
Vệ sinh tài liệu lưu trữ, bảo đảm không làm ảnh hưởng đến cấu trúc và tính nguyên vẹn.
Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu, tạo lập và kết nối dữ liệu chủ.
Số hóa tài liệu, quét/chụp, kiểm tra chất lượng ảnh số, thiết lập định dạng lưu trữ.
Kiểm tra sản phẩm, sửa lỗi theo hướng dẫn kỹ thuật.
Ký số tài liệu lưu trữ số hóa theo quy định.
Đóng gói và chuyển giao dữ liệu vào hệ thống lưu trữ.
Nghiệm thu và bàn giao, sao lưu dự phòng, đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin.
Thông tư cũng đề cập đến yêu cầu xây dựng tài liệu hướng dẫn trong từng khâu nhằm đảm bảo tính thống nhất và chất lượng sản phẩm đầu ra.
Hiệu lực thi hành
Thông tư số 05/2025/TT-BNV có hiệu lực kể từ ngày 01/7/2025. Các cơ quan, đơn vị cần chủ động rà soát, chuẩn bị nguồn lực, nhân lực và hạ tầng kỹ thuật để triển khai hiệu quả các quy định mới này, góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ trong thời kỳ chuyển đổi số. (https://snv.kiengiang.gov.vn/trang/vanban/chitietvb.aspx?loaivb=V%C4%83n%20b%E1%BA%A3n%20ch%E1%BB%89%20%C4%91%E1%BA%A1o%20%C4%91i%E1%BB%81u%20h%C3%A0nh&itemID=385)
