Tại buổi tọa đàm, ông Trương Hoàng Anh, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử, tham luận nội dung “Sự cấp thiết của công tác phục chế tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Kiên Giang” với những kết quả đạt được trong thời gian qua như sau:
Để việc giữ gìn tài liệu được lưu trữ vĩnh viễn với thời gian, nhằm phát huy tốt giá trị của khối tài liệu hiện đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, trong thời gian qua Sở Nội vụ đã kịp thời chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tăng cường thực hiện các nghiệp vụ trong công tác bảo quản tài liệu, rà soát các loại hình tài liệu lưu trữ để có phương pháp xử lý bảo quản hợp lý, phù hợp với tình hình thực tế của tài liệu. Tại Kho lưu trữ tỉnh thành phần tài liệu rất phong phú và đa dạng, cụ thể đầy đủ các mặt hoạt động về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, giáo dục, y tế… nhưng chủ yếu thành phần là tài liệu giấy và một số ít tài liệu hình ảnh về lịch sử hình thành và phát triển tỉnh Kiên Giang.
(Hình ảnh Ông Đặng Thanh Tùng, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phát biểu tại tọa đàm)
Về thời gian của thành phần tài liệu sớm nhất có từ năm 1950 và muộn nhất đến năm 2022. Tình hình tài liệu trong quá trình bảo quản chịu sự tác động kết nối với thời gian của biến đổi khí hậu, nắng, mưa, nhiệt độ, độ ẩm, phương pháp bảo quản, yếu tố khai thác và sử dụng của con người, dần dần dẫn đến kết quả là đa số thành phần tài liệu giấy có từ năm 1995 trở về trước tình trạng vật lý của tài liệu đã cũ, vàng ố, giòn, rách, mờ chữ, mất chữ, số ít bị ẩm kết dính, gây hư hỏng, giảm tuổi thọ của tài liệu và một số tài liệu khổ giấy lớn chưa được lựa chọn bảo quản riêng mà gấp xếp bảo quản chung theo khổ giấy A4, từ đó dẫn đến tài liệu bị đứt rách, mất chữ, mất giá trị thông tin tài liệu lưu trữ và đây chỉ có 01 bản duy nhất là bản chính, bản gốc của tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng của xã hội.
Ngoài ra, còn có một số phông lưu trữ chưa chỉnh lý hoàn chỉnh gây khó khăn cho công tác lựa chọn tài liệu để phục chế, với thực tế tình hình tài liệu như trên thì việc tham mưu, đề xuất lựa chọn phương pháp để phục chế khắc phục tình trạng của tài liệu là rất cần thiết và phải thực hiện kịp thời để giữ gìn giá trị của loại hình tài liệu giấy này.
(Ông Trương Hoàng Anh, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tham gia trao đổi về sự cấp thiết của việc phục chế tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Kiên Giang)
Để tổ chức thực hiện việc tu bổ, phục chế tài liệu đảm bảo chất lượng, hiệu quả, đạt tiến độ theo yêu cầu của tình hình thực tế tài liệu. Ngày 20 tháng 8 năm 2020, Sở Nội vụ đã tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang ban hành Kế hoạch số 123/KH-UBND về tu bổ tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Kiên Giang, giai đoạn 2021-2024. Với tổng số phông lưu trữ cần thực hiện là 58 phông, tổng dự toán kinh phí thực hiện là 4.154.517.350 đồng, tương ứng 218.745 tờ tài liệu. Mục đích của việc xây dựng kế hoạch tu bổ, phục chế tài liệu là xử lý tình trạng vật lý của tài liệu có tình trạng kém, bị hư hỏng, khắc phục tình trạng tài liệu xuống cấp, ngăn chặn nguy cơ bị hủy hoại, giúp kéo dài tuổi thọ của tài liệu, giữ gìn và phát huy giá trị của tài liệu giấy./.
