Việc lập hồ sơ công việc giúp cho mỗi cán bộ, công chức sắp xếp văn bản được khoa học, đầy đủ và có hệ thống. Trong mỗi cơ quan nếu việc lập hồ sơ được quan tâm, chú trọng thì mọi văn bản; giấy tờ trước, trong và sau quá trình giải quyết công việc sẽ được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sự việc, phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ... Hồ sơ được lập một cách khoa học góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác của cơ quan, giúp lãnh đạo và công chức tìm kiếm, khai thác, sử dụng tài liệu được thuận tiện, dễ dàng, nhanh chóng, chính xác, đầy đủ, kịp thời và từng bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của cơ quan, bên cạnh đó sẽ giảm thiểu tối đa ngân sách nhà nước chi cho việc chỉnh lý tài liệu.
Điều 9 Luật Lưu trữ quy định về trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan như sau:
1. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức;
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.
Tuy nhiên, trong những năm qua công tác văn thư - lưu trữ nói chung và việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan nói riêng còn nhiều tồn tại, hạn chế nhất định như: tài liệu lưu trữ bị thất lạc, mất mác; không xây dựng Danh mục hồ sơ hàng năm; văn bản hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, nhiệm vụ được giao không được lập thành hồ sơ công việc; công chức thực hiện nhiệm vụ được giao không chủ động lập hồ sơ công việc do mình thực hiện, tài liệu lưu trữ còn tồn đọng, tích đống... nên chưa phát huy hết giá trị của tài liệu lưu trữ, đặc biệt khi đến hạn giao nộp hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn về Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ theo quy định tại Điều 21 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 thì không có hồ sơ, tài liệu giao nộp hoặc việc giao nộp hồ sơ, tài liệu không đảm bảo chất lượng do hồ sơ công việc bị rời rạc, phân tán, không nhất quán, mất mác, chưa được thu thập đầy đủ và nộp lưu theo quy định…
Qua khảo sát thực tế tại một số cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của tỉnh và huyện, thành phố vẫn còn nhiều hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ đặt ra. Một số cán bộ, công chức, viên chức vẫn chưa hình thành được thói quen lập hồ sơ về công việc được phân công, theo dõi giải quyết, chưa giao nộp đúng hạn những hồ sơ, tài liệu giá trị vào lưu trữ cơ quan. Việc ban hành các văn bản liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ (danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu...) vẫn còn chậm. Một số Danh mục hồ sơ được ban hành chưa bao quát hết đề mục các nhóm hồ sơ cần lập, chưa xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ theo Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản tài liệu.
Tình trạng không lập hồ sơ công việc hoặc nếu có lập hồ sơ thì cũng chưa đáp ứng được yêu cầu vẫn còn diễn ra khá phổ biến. Đây chính là văn bản, tài liệu tồn đọng, tích đống để lại gánh nặng cho lưu trữ phải xử lý. Vấn đề quan trọng là cần phải có lãnh đạo cơ quan quan tâm, chỉ đạo quyết liệt công tác lập hồ sơ của cơ quan, đơn vị mình; đối với cán bộ văn thư, lưu trữ phải có kỹ năng trong việc tham mưu giúp Thủ trưởng cơ quan xây dựng Danh mục hồ sơ, hướng dẫn và tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ theo Danh mục.Việc hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra lập hồ sơ theo danh mục còn gặp nhiều khó khăn vì đôi khi không nhận được sự hợp tác tích cực từ cán bộ, công chức, viên chức.
Một số cơ quan, tổ chức đã thực hiện giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan theo quy định, tuy nhiên vẫn còn một số cơ quan chưa thực hiện chưa nghiêm túc, không đúng theo quy định của nhà nước. Các tập lưu ở văn thư (kể cả tập lưu văn bản đến và tập lưu hồ sơ trình ký) được nộp lưu sớm hơn quy định (thường 6 tháng, có khi 3 tháng đã nộp vào lưu trữ cơ quan); trong khi các hồ sơ, tài liệu ở của các phòng, đơn vị sau 2 đến 3 năm mới nộp, dưới dạng tích đống.
Nguyên nhân của tình trạng trên: Nhận thức của đội ngũ cán bộ, công chức tham mưu giúp việc đối với việc phải thực hiện trong công tác lập, lưu trữ hồ sơ chưa cao; còn suy nghĩ việc lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ không phải là công việc, trách nhiệm của bản thân. Chưa bao quát hết đề mục các nhóm hồ sơ cần lập, chưa xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ công việc mà mình được giao. Vì vậy, để góp phần giảm chi phí hành chính trong công tác lập, lưu trữ hồ sơ hành chính của các cơ quan, tổ chức; tạo sự nền nếp, khoa học, chuyên nghiệp trong công tác lập hồ sơ, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức đề xuất một số giải pháp khắc phục trong thời gian tới như sau:
Cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ cần tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác lập hồ sơ và công tác văn thư, lưu trữ.
Thủ trưởng Cơ quan, đơn vị quan tâm tổ chức các hội nghị tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho đội ngũ cán bộ, công chức trong Cơ quan; định kỳ hằng năm đôn đốc, giám sát việc thực hiện đảm bảo đúng quy định.
Cá nhân phụ trách công việc văn thư cần thay đổi cách thức, lề lối làm việc; tăng cường tự học, tự nghiên cứu để nâng cao chất lượng tham mưu cho lãnh đạo và hướng dẫn các cán bộ, chuyên viên khi thực hiện.
Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian tới cần phải mua sắm các thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ như: Tủ, giá kệ đựng tài liệu, hộp bảo quản, căp 3 dây, bìa hồ sơ; ……các thiết bị và văn phòng phẩm dùng cho công tác lưu trữ.
Nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học trong công tác văn thư, lưu trữ.
Ban hành các chế độ và thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ.
