Sở Nội vụ ban hành Kế hoạch số 04/KH-SNV ngày 11/01/2024 của Sở Nội vụ thu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan năm 2024, cụ thể như sau:
1. Xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm và chức năng nhiệm vụ được giao công chức có trách nhiệm thu thập, cập nhật hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ, lập hồ sơ hoàn chỉnh nộp vào lưu trữ cơ quan.
Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan được thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ
2. Thời hạn, thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Thời hạn:
+ Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán;
+ Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc phải được sự đồng ý của Giám đốc đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục, hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu không quá 02 năm kể từ ngày hết hạn nộp lưu.
- Thủ tục:
Khi nộp lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP (đính kèm phụ lục). Phòng chuyên môn, đơn vị thuộc Sở, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan mỗi bên giữ 01 bản.
3. Phòng chuyên môn, đơn vị thuộc Sở có hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan chỉ đạo công chức thực hiện lập hồ sơ và lựa chọn hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định.
4. Phòng Hành chính, tổng hợp và Văn thư- Lưu trữ theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc, tổ chức tiếp nhận hồ sơ tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan theo đúng kế hoạch; Công chức Lưu trữ cơ quan hướng dẫn, tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, tài liệu nộp lưu; lập biên bản giao nhận tài liệu; chuần bị các điều kiện cần thiết để tiếp nhận và bảo quản tài liệu lưu trữ.
(Chi tiết đính kèm Kế hoạch số 04/KH-SNV ngày 11/01/2024 của Sở Nội vụ thu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan năm 2024)./
