Thực hiện Kế hoạch số 49/KH-SNV ngày 08 tháng 6 năm 2022 Đoàn Kiểm tra Sở Nội vụ về kiểm tra quản lý nhà nước về địa giới hành chính, dân chủ cơ sở, dân vận chính quyền, công tác thanh niên, quản lý công chức cấp xã, tín ngưỡng tôn giáo, thi đua khen thưởng và văn thư, lưu trữ quý II năm 2022. Được sự phân công của Trưởng đoàn Kiểm tra, từ ngày 21/6/2022 đến ngày 04/7/2022 Tổ Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đã tiến hành kiểm tra thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại 01 đơn vị cấp tỉnh và 03 xã gồm: Chi cục Biển và Hải đảo thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường; xã Sơn Hải và Dương Hòa huyện Kiên Lương, xã Hòn Tre huyện Kiên Hải; và cùng Đoàn Kiểm tra trực tiếp nghe báo cáo và trao đổi về công tác văn thư, lưu trữ của huyện Kiên Lương, Kiên Hải và Sở Tài nguyên và Môi trường.
Đoàn Kiểm tra làm việc tại Sở Tài nguyên và Môi trường
Qua kiểm tra thực tế cho thấy lãnh đạo các đơn vị được kiểm tra và UBND các huyện có xã được kiểm tra đã quan tâm triển khai các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; ban hành một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn đối với công tác văn thư, lưu trữ; UBND huyện đã thực hiện việc kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ hàng năm; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cơ bản được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; chất lượng soạn thảo, ban hành văn bản ngày càng được chú trọng và nâng cao; triển khai áp dụng phần mềm Quản lý văn bản và Điều hành của tỉnh giúp cho việc tìm kiếm văn bản được nhanh chóng. Nhờ đó, công tác văn thư, lưu trữ đã góp phần tích cực trong điều hành quản lý Nhà nước ở các cơ quan, đơn vị.
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được vẫn còn một số hạn chế, khó khăn sau: công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ ở các đơn vị được kiểm tra phần lớn kiêm nhiệm nên việc quan tâm nghiên cứu, tham mưu ban hành đầy đủ các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế; đa số các cơ quan, đơn vị chưa thực hiện việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định; tài liệu tích đống chưa chỉnh lý còn nhiều; điều kiện cơ sở vật chất và kinh phí hạn chế nên phòng kho lưu trữ và phương tiện trong kho tại một số cơ quan, đơn vị chưa được bố trí theo quy định.
Đoàn Kiểm tra làm việc tại UBND xã Hòn Tre, huyện Kiên Hải
Tại các buổi làm việc, ngoài việc hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, Tổ Kiểm tra và Trưởng đoàn Kiểm tra cũng đã kiến nghị các cơ quan, đơn vị khắc phục những tồn tại, hạn chế, tiếp tục quan tâm chỉ đạo hơn nữa đối với công tác văn thư, lưu trữ, nhất là công tác lập hồ sơ công việc và lập hồ sơ giao vào Lưu trữ cơ quan; quan tâm bố trí kinh phí xử lý dứt điểm tài liệu tồn đọng; bố trí kho lưu trữ đảm bảo diện tích và các trang thiết bị cần thiết cho công tác bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ./.
