Thực hiện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Thực hiện Luật Lưu trữ năm 2011; Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Quyết định số 1547/QĐ-SNV ngày 17/11/2020 của Giám đốc Sở Nội vụ ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ và quy trình trao đổi, xử lý tài liệu trên Trang Hồ sơ công việc tại Sở Nội vụ.
Ngày 22/9//2021 Phòng Hành chính, tổ chức và Văn thư - lưu trữ Sở Nội vụ đã tham mưu cho Giám đốc Sở ban hành Công văn số 1239/SNV-HCTC-VTLT về việc thực hiện nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan như sau:
1. Thời hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan:
- Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.
- Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được Giám đốc đồng ý bằng văn bản và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
2. Thủ tục giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan:
- Đối với văn bản giấy:
Phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” (theo mẫu tại phụ lục I, II, III Quyết định số 1547/QĐ-SNV ngày 17/11/2020 của Giám đốc Sở Nội vụ ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ và quy trình trao đổi, xử lý tài liệu trên Trang Hồ sơ công việc tại Sở Nội vụ).
- Đối với hồ sơ điện tử:
Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan trên hệ thống.
Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo danh mục; liên kết chính xác dữ liệu với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên hệ thống./.
