Ngày 17/11/2020 Sở Nội vụ ban hành Quyết định số 1547/QĐ-SNV về việc ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ và quy trình trao đổi, xử lý tài liệu điện tử trên Trang Hồ sơ công việc.
Quyết định này ban hành cụ thể quy định, quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư bao gồm: quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi, từ hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc. Cụ thể như sau:
I. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
1.Tiếp nhận văn bản đến
Đối với văn bản giấy
- Khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư báo cáo với lãnh đạo Văn phòng xử lý và thông báo cho nơi gửi văn bản.
- Tất cả văn bản giấy gửi đến cơ quan đều được đăng ký tại Văn thư và đóng dấu “ĐẾN”. Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đoàn thể trong cơ quan thì Văn thư chuyển trực tiếp cho đơn vị cơ liên quan (không bóc bì).
Đối với văn bản điện tử
- Văn thư phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.
- Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại Điểm a Khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì Văn thư phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống.
2. Đăng ký văn bản đến
- Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết: Số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận và những thông tin khác.
- Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
- Đăng ký văn bản: Tất cả văn bản đến được đăng ký trên Hệ thống (kết thúc năm, Văn thư cơ quan tiến hành in sổ và lưu theo quy định).
3. Trình, chuyển giao văn bản đến
- Văn bản đến phải được Văn thư chuyển Chánh Văn phòng trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
- Trình, chuyển giao văn bản giấy: Khi tiếp nhận văn bản giấy, Văn thư đăng ký số “ĐẾN”, scan văn bản đến và chuyển Chánh Văn phòng kiểm tra và trình xin ý kiến lãnh đạo Sở chỉ đạo giải quyết trên hệ thống; đồng thời chuyển bản chính văn bản đến đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ xử lý để lưu hồ sơ công việc.
Trong trường hợp văn bản do các sở, ngành, địa phương gửi trực tiếp cho các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Sở liên quan đến việc đề xuất, kiến nghị, hướng dẫn chuyên môn thì phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Sở chuyển lại cho văn thư đăng ký số đến và chuyển trên hệ thống quản lý văn bản.
- Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Khi tiếp nhận văn bản trên hệ thống Văn thư chuyển giao văn bản đến Chánh Văn phòng kiểm tra và trình lãnh đạo Sở xin ý kiến chỉ đạo giải quyết trên hệ thống. Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết công việc, phải lưu văn bản đến trong hồ sơ công việc.
Văn bản đến trên hệ thống và văn bản giấy không lưu tại Văn thư cơ quan.
- Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị thì cần ghi rõ đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp và thời hạn xử lý. Văn bản phải được phân công tới các phòng chuyên môn chủ trì trong ngày hoặc chậm nhất là buổi sáng ngày làm việc kế tiếp.
II. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Trình tự giải quyết văn bản đi được quy định cụ thể tại Điều 21,22,23,24 của Quy chế này.
Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau: (áp dụng cho văn bản giấy và văn bản điện tử)
1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản;
2. Đăng ký văn bản đi;
3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan;
4. Scan văn bản gốc và ký số văn bản;
5. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản
6. Lưu văn bản.
Quyết định này thay thế Quyết định số: 1004/QĐ-SNV ngày 11/4/2019 của Giám đốc Sở Nội vụ ban hành quy chế công tác Văn thư, lưu trữ và Quy trình trao đổi, xử lý tài liệu điện tử trên Trang Hồ sơ công việc.
(kèm theo Quyết định số 1547/QĐ-SNV ngày 17/11/2020 của Sở Nội vụ)
