Thực hiện Kế hoạch số 26/KH-SNV ngày 23 tháng 4 năm 2020 của Sở Nội vụ về việc kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2020
Theo đó, từ ngày 25/8/2020 đến ngày 15/9/2020, Đoàn kiểm tra của Sở Nội vụ đã tiến hành kiểm tra thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại 28 cơ quan, tổ chức gồm: Phòng Lao động Thương binh và Xã hội, Phòng Tư pháp các huyện Châu Thành, Giang Thành, Hòn Đất, Tân Hiệp, U Minh Thượng, Vĩnh Thuận và thành phố Hà Tiên, UBND xã Mong Thọ B, xã Mong Thọ huyện Châu Thành; UBND xã Phú Mỹ, xã Phú Lợi huyện Giang Thành; UBND xã Sơn Bình, xã Thổ Sơn huyện Hòn Đất; UBND xã Thạnh Đông A, thị trấn Tân Hiệp, huyện Tân Hiệp; UBND xã An Minh Bắc, xã Minh Thuận, huyện U Minh Thượng; UBND xã Vĩnh Thuận, xã Tân Thuận huyện Vĩnh Thuận và UBND phường Đông Hồ, phường Bình San thành phố Hà Tiên.
Ông Cao Hồng Phong, Phó Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ,
Phó Trưởng đoàn Kiểm tra phát biểu kết luận
tại buổi làm việc với Phòng Tư pháp huyện Hòn Đất
Tại các đơn vị được kiểm tra, hầu hết lãnh đạo các cơ quan, tổ chức quan tâm chỉ đạo sâu sát đối với công tác văn thư, lưu trữ; triển khai các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; quan tâm bố trí công chức, viên chức, nhân viên có chuyên môn nghiệp vụ để thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; đầu tư các thiết bị, phương tiện cần thiết để phục vụ công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. Nhờ đó, công tác văn thư, lưu trữ góp phần tích cực trong hoạt động điều hành quản lý nhà nước ở các cơ quan, tổ chức.
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được các cơ quan, tổ chức vẫn còn một số hạn chế, khó khăn sau: Công chức, viên chức, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ ở một số cơ quan, tổ chức phần lớn kiêm nhiệm nên việc quan tâm nghiên cứu, tham mưu ban hành đầy đủ các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế; việc thực hiện một số khâu trong nghiệp vụ quản lý văn bản đến, đi, soạn thảo và trình bày văn bản và thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa đúng quy định; điều kiện cơ sở vật chất và kinh phí hạn chế nên phòng kho lưu trữ và phương tiện trong kho tại một số cơ quan, tổ chức chưa được bố trí theo quy định; ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức chưa thực hiện đồng bộ,...Bên cạnh đó, hệ thống quản lý và điều hành văn bản điện tử của tỉnh chưa đáp ứng được chức năng cơ bản như lập hồ sơ công việc theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
Tại các buổi làm việc, ngoài việc hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, Đoàn Kiểm tra cũng đã kiến nghị các cơ quan, đơn vị khắc phục những tồn tại, hạn chế, tiếp tục quan tâm chỉ đạo nhiều hơn nữa đối với công tác văn thư, lưu trữ, nhất là công tác lập hồ sơ công việc đối với hồ sơ giấy, lập hồ sơ trên môi trường mạng đối với văn bản điện tử và thu thập, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Quan tâm bố trí kinh phí xử lý dứt điểm tài liệu tồn đọng, tích đống theo Chỉ thị số 35/CT-TTG ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; bố trí kho lưu trữ đảm bảo diện tích và các trang thiết bị cần thiết cho công tác bảo quản an toàn, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ; tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ./.
